شیوه نامه توصیف اسناد متنی- کاغذی سطح ردیف، زیرردیف به تصویب رسید - وبلاگ لین هوان

به گزارش وبلاگ لین هوان، به نقل از روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، حمید سلیم گندمی به تشریح شیوه نامه توصیف اسناد متنی- کاغذی سطح ردیف/زیر ردیف پرداخت و گفت: این شیوه نامه با همکاری پژوهشکده اسناد، مطابق با استانداردهای بین المللی و استاندارد ملیِ توصیف آرشیوی، تدوین شده و پس از دریافت نظرات کارشناسی مدیریت های منطقه ای و استانی، در کارگروه تدوین شیوه نامه ها به تصویب رسیده است.

وی ادامه داد: براساس این شیوه نامه، فعالیت توصیف اسناد علاوه بر توصیف در سطح پرونده و فقره (آیتم)، در سطح ردیف و زیرردیف نیز انجام می گردد و در بازه زمانی کمتری، تعداد بیشتری از اسناد توصیف و پس از معین سطح دسترسی، در دسترس پژوهشگران و سند پژوهان قرار می گیرد.

سلیم گندمی ادامه داد: با توجه به اهمیت و حجم زیاد و قابل توجه اسناد موجود در آرشیو ملی ایران، اگر قرار باشد همه اسناد در سطوح پرونده و فقره توصیف شوند، هم به لحاظ هزینه و هم به لحاظ مدت زمان، توصیف اسناد مطلوب نخواهد بود و علاوه بر صرف هزینه زیاد،،بسیاری از اسناد، سال ها در نوبت توصیف می مانند و تا مدت ها از دسترس پژوهشگران و سند پژوهان خارج می شوند و چون سند پژوهان از وجود این اسناد، اطلاعی ندارند، نمی توانند در پژوهش های ملی از این اسناد بهره ببرند و به نوعی پژوهش های مبتنی بر اسناد، کامل و با ضریب دقت بالا نخواهد بود.

وی ادامه داد: بنابراین یکی از راهکارهای استاندارد، توصیف اسناد در سطوح بالاتر ازسطح پرونده (با توجه به میزان اهمیت و تنوع موضوع، حجم مراجعه و احتیاج پژوهشگران) است و مطابق با استانداردهای ایساد و استاندارد ملی توصیف اسناد، امکان توصیف اسناد در سطوح شش گانه: فوند (مجموعه)، زیر فوند، سری (ردیف) زیرردیف، پرونده، و فقره (آیتم) وجود دارد.

سلیم گندمی اضافه نمود: کارگروه معین شرایط اسناد متشکل از نمایندگان اداره کل های معاونت اسناد در اداره کل توصیف و پردازش اسناد تشکیل شده و با توجه به اولویت ها، اسناد موجود را براساس هر منشآ آنالیز و سطح توصیف را معین می نماید و در مرحله بعد همکاران توصیف و پردازش، ضمن آنالیز کلی اسناد در مخازن پیش آرشیوی و با توجه به اطلاعات صورت جلسات انتقال، ردیف های موضوعی را معین و کاربرگه مربوط به سطح ردیف/زیر ردیف را تکمیل می نمایند و اسنادی که اهمیت موضوعی بالاتر و یا ویژگی خاصی داشته باشند برای توصیف در سطح پرونده و فقره تفکیک و تعیین می نمایند.